JMM CPA

Profil de l’entreprise

JMM CPA est un cabinet installé à Northbrook, dans l’Illinois, spécialisé dans les audits de régimes d’avantages sociaux d’employés admissibles aux États-Unis. L’entreprise de 10 personnes a des bureaux dans quatre états et est en activité depuis environ huit ans. Le fondateur, James Moyna, est spécialisé dans l’audit des régimes d’avantages sociaux depuis plus de 20 ans et travaillait auparavant à titre d’associé dans un cabinet comptable national.

Certains auditeurs peuvent se demander comment une entreprise spécialisée dans l’audit des régimes d’avantages sociaux peut rester occupée toute l’année, indique M. Moyna. « Ce n’est pas un problème du tout, explique-t-il. Ces audits exigent une grande attention. Il y a beaucoup de pièces en mouvement et de cuisiniers dans la cuisine : le client, l’administrateur tiers, le conseiller en placements. Il y a beaucoup d’éléments à maintenir, à prévoir et à communiquer ».

De nombreux cabinets traditionnels auditent les régimes d’avantages sociaux l’été, lorsque les affaires ralentissent, précise M. Moyna, mais il préfère une approche centrée sur le client. « Nous procédons à l’audit au moment et de la manière qui conviennent aux besoins de l’entreprise du client et qui sont conformes aux directives en matière de conformité réglementaire et aux délais que nos clients doivent respecter pour ces audits ».

Défi

JMM s’appuie sur une solution logicielle axée sur les régimes d’avantages sociaux pour l’aider à gérer ses missions. Le logiciel utilisait une combinaison de tableaux Microsoft Excel pour les calculs et de Microsoft Word pour les descriptions écrites. « Nous devions couper les tableaux Excel et les copier dans un document Word, puis modifier le formatage, se souvient M. Moyna. Il fallait s’assurer que tout était beau avant de finaliser, tout cela demandait beaucoup de manipulations ».

Puis, il y a quelques années, le fournisseur de solutions de JMM a dit à M. Moyna qu’il ne servirait plus les cabinets de la taille de JMM pour se concentrer sur ses clients plus importants. « Nous savions que nous devions trouver une nouvelle solution de mission rapidement, indique-t-il. Mais nous voulions aussi nous assurer qu’elle répondait à nos besoins ».

Solution

M. Moyna a peu avant vu un courriel promotionnel pour OnPoint EBP de Caseware et a demandé une démonstration du produit. « Certains gestionnaires pensaient que cette solution serait idéale pour nous, alors nous sommes allés de l’avant et l’avons adoptée, explique-t-il. Et nous en étions très satisfaits ».

« OnPoint EBP prend toute l’information et crée automatiquement les états financiers. Le profil à définir alimente donc le produit final. Il fonctionne très bien. Une fois que le profil est bien défini, les états financiers sont presque toujours justes ».

OnPoint EBP est une solution d’audit intelligente, développée grâce à un partenariat entre l’American Institute of CPAs (AICPA), CPA.com et Caseware. Elle comprend ce qui suit :

• Documents de travail et création de rapports intégrés propres à EBP ainsi que des outils d’examen améliorés pour suivre les changements dans les renseignements
• Méthodologie intégrée conseillée par l’AICPA
• Rédaction automatique des états financiers et de la présentation d’informations par voie de notes
• Fonctionnalités intégrées d’analyse et de collaboration

« Il vous guide du point A au point B. On commence donc par l’acceptation de la relation client, on fait signer ce document, puis on passe à la planification, dans laquelle on est guidé. On passe ensuite au travail sur le terrain, qui est configuré selon la planification. Ce flux de travail est une fonction très utile ».

JMM a trouvé OnPoint EBP très convivial et facile à apprendre. « Grâce à OnPoint, le plus gros document unique à remplir est le profil du régime qui indique de quel régime il s’agit, son promoteur, son fonctionnement, les cotisations, s’il permet les emprunts – il est très complet, explique M. Moyna. OnPoint prend tous ces renseignements et crée les états financiers. Alors le profil à remplir permet d’alimenter le produit final. Ça fonctionne très bien. Une fois que le profil est défini, les états financiers sont presque toujours exacts. C’est rare d’avoir à faire des corrections manuelles ».

Après avoir défini le profil du régime, il est facile de le récupérer d’année en année, indique M. Moyna. « Il suffit de tenir à jour le même profil et de le modifier en fonction des changements qui ont eu lieu ».

Concernant les missions, dit M. Moyna, OnPoint fait un bon travail en guidant les auditeurs dans les étapes de manière chronologique. D’autres logiciels montrent le fichier intégral d’une seule pièce, ce qui peut être intimidant, mais pas OnPoint.

« Il vous guide du point A au point B. On commence donc par l’acceptation de la relation client, on fait signer ce document, puis on passe à la planification, dans laquelle on est guidé. On passe ensuite au travail sur le terrain, qui est configuré selon la planification. Ce flux de travail est une fonction très utile ».

Résultats

OnPoint EBP a considérablement amélioré l’efficacité de JMM CPA. « Depuis le passage à OnPoint, j’estime que nous avons réduit le temps passé à la création de rapports de 15 % à 20 % », estime M. Moyna.

La collaboration avec les clients a également été améliorée grâce aux fonctions nuagiques intégrées de OnPoint. Les clients peuvent maintenant téléverser les documents de manière sécurisée sur le nuage. Ces documents peuvent ensuite être facilement extraits dans le fichier d’audit. « C’est un super système, dit M. Moyna, la personne qui téléverse le document du côté client est la seule qui peut le voir, c’est très sécurisé. Si nous avons plusieurs contacts chez un client donné, ils peuvent tous voir les documents que les autres ont téléversés ».

En exécutant les missions au moyen de OnPoint, il est plus simple de suivre l’évolution des normes de l’industrie, fait remarquer M. Moyna. « Il est conçu sur les directives de l’AICPA. Je sais donc qu’il contiendra les normes les plus récentes ».

Et il comprend des renvois intégrés à des directives professionnelles. Si un auditeur travaille sur une procédure qu’il ne comprend pas entièrement, il peut vérifier les directives pour s’assurer que tout est correct.

M. Moyna aime également que OnPoint EBP soit doté d’un éventail de fonctions à distance intégrées, qui simplifient le travail avec des collègues et des clients éloignés.

« Le client qui téléverse le document de son côté est le seul à pouvoir le voir, c’est donc très sécurisé ».

JMM CPA est un cabinet très axé sur le travail à distance, fait remarquer M. Moyna. Mais OnPoint simplifie la collaboration avec les membres de l’équipe qui se trouvent dans d’autres États, le travail simultané sur des documents et le suivi des changements à mesure qu’ils sont faits. « C’est presque comme avant, quand on pouvait se promener dans le couloir et parler avec quelqu’un qui travaille fréquemment à l’emplacement d’un client pour savoir ce qu’il a appris, raconte-t-il. Grâce à OnPoint, nous pouvons poser toutes nos questions et nous obtenons des réponses en temps réel ».

Découvrez comment OnPoint EBP de Caseware peut aider votre cabinet à offrir des audits efficaces et de grande qualité des régimes d’avantages sociaux des employés.