Jan Linders professionaliseert finance afdeling met behulp van Caseware

Overview

Jan Linders

Jan Linders is een supermarktketen die met maar liefst 62 winkels het zuidoosten van ons land verwent met de beste (vers)producten. In het verleden besteedde het bedrijf het opstellen van de jaarcijfers uit, maar de behoefte naar meer inzicht in de cijfers groeide. Koen van Kessel, Manager finance & control bij Jan Linders, legt uit: “Bij de professionaliseringsslag die we maakten in ons bedrijf, hoort een volwassen finance-afdeling. Je wilt zelf de jaarrekening opstellen en daarmee de kennis in huis houden. Hierbij zijn wij op zoek gegaan naar een softwarepakket dat bij onze wensen paste en in die behoefte kon voorzien. Na een kort maar gedegen selectietraject hebben wij uiteindelijk voor Caseware gekozen.”

Uitdaging

De zoektocht naar een match

Zoals in zo veel takken van sport zijn er ook in de financiële verslaglegging meerdere wegen die naar Rome leiden. Koen beaamt dat: “Toen we in 2017 besloten dat we zelf onze externe verantwoording wilden gaan verzorgen, bleek al snel dat er best een aantal software-aanbieders zijn die je hierin kunnen ondersteunen. Voor ons stond voorop dat we met een partij in zee wilden gaan die ons op een eenvoudige manier naar ons doel kon brengen. Dat doel was zelf de financiële touwtjes in handen krijgen en houden. Hoe konden we meer inzicht krijgen in de waardevolle informatie die besloten ligt in de jaarrekening? Bij Caseware vonden we meteen de oplossing die dat precies voor ons mogelijk maakt.”

“Met Caseware krijg je onmisbare inzichten in het reilen en zeilen van je organisatie en houdt onze finance-afdeling veel meer controle .” Koen van Kessel – Manager Finance & Control

Oplossing

Efficiëntie en volledigheid

Hoe zag die oplossing van Caseware eruit? Wat ging het Jan Linders brengen? Koen legt uit: “In Caseware konden onze financieel professionals zelf hun jaarrekening op gaan stellen, met alle voordelen van dien. Omdat we niet meer afhankelijk zijn van allerlei structuren in Excel die niet altijd goed deden wat ze moesten doen, is de kans op een slordigheid of een fout drastisch gedaald. Mocht er toch iets niet kloppen, dan spoor je dat gemakkelijk op in het platform. Ook stuurden we voorheen heel nadrukkelijk op de winst-verliesrekening. Dat is nu wel anders. Caseware dwingt ons tot een breder beeld en maakt dat we ook kijken naar andere primaire financiële overzichten en relevante financiële KPI’s. Zo krijgen we precies de inzichten die we normaal misschien zouden laten liggen. Door de standaardisatie in Caseware kun je een bronbestand inlezen, waarna 90% al staat. In principe hebben we veel meer bruikbare informatie tot onze beschikking, terwijl we er minder energie in hoeven te steken en er dus meer tijd over blijft om (jaar)cijfers te analyseren en hier opvolging aan te geven.”

Resultaten

Geconsolideerd en enkelvoudig

Ook voor het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening wordt door Jan Linders gebruik gemaakt van Caseware. Koen gaat verder: “De standaard van Caseware die hiervoor beschikbaar is, is hierin echt een kwaliteitswaarborg. De software helpt je aan alle kanten om ervoor te zorgen dat je je werk op een overzichtelijke manier doet die ook nog eens voldoet aan alle wet- en regelgeving.”

Training en samenwerking

Vanaf het eerste contact met Caseware was er sprake van een prettig omgang. Koen: “Vanuit Caseware worden er duidelijke trainingen aangeboden waarin je wegwijs wordt gemaakt in de software. De toegankelijke manier waarop dit gedaan wordt, zorgt ervoor dat je je het materiaal ook echt eigen maakt. Als wij tegenwoordig ergens tegenaan lopen, kunnen we altijd met onze vragen bij Caseware terecht. De bereidwilligheid om je te helpen is echt hoog en problemen worden direct opgepakt. Ook is het zo dat de accountmanager elk half jaar langskomt, zodat we elkaar niet uit het oog verliezen – ook niet als alles goed gaat!”