BHP Chartered Accountants

Profil de la société

BHP Chartered Accountants est l’un des principaux cabinets comptables indépendants du nord de l’Angleterre et figure parmi les 35 plus grands cabinets au Royaume-Uni. Ayant des origines remontant à plus de 150 ans, BHP propose une offre de services intégrée, comme la conformité, la planification fiscale, les finances d’entreprise et les conseils commerciaux. Installé à Sheffield, au South Yorkshire, le cabinet emploie plus de 400 employés dans cinq bureaux dans le Yorkshire.

BHP a des clients dans de nombreux secteurs, comme les écoles secondaires publiques, les organisations caritatives et sans but lucratif, les soins de santé, les retraites, l’assurance, la fabrication, l’immobilier, la technologie, le commerce de détail et l’accueil, ainsi que la propriété foncière et l’agriculture. Le cabinet fait également partie du réseau Kreston Global, un réseau international de services consultatifs et comptables, ayant des liens avec 160 cabinets dans 110 pays.

Défi

BHP utilisait un logiciel sur site pour gérer ses processus d’audit avant la pandémie de COVID-19. Le cabinet avait déjà prévu de passer à un autre produit, mais la pandémie a mis en évidence les avantages de l’utilisation d’une offre nuagique, précise Maisie Poskitt, responsable de l’incroyable de BHP. Mme Poskitt est responsable des processus entourant le logiciel de BHP, de la mise en œuvre et de la formation et elle doit aider tout le monde à s’améliorer dans son rôle, qu’il s’agisse des nouveaux membres d’équipe ou des associés.

« Nous avions quelques produits nuagiques que nous avions déjà installés pour les équipes extérieures à l’audit, indique Mme Poskitt. Et ces équipes qui travaillaient au bureau ont commencé à travailler à domicile assez facilement, alors que d’autres services, qui utilisaient des solutions sur serveur ont éprouvé des difficultés ».

La solution qu’envisageait BHP était seulement partiellement nuagique, alors le cabinet a décidé de chercher une autre solution entièrement nuagique pour soutenir une main-d’œuvre travaillant de plus en plus à distance.

Solution

Les équipes des organisations caritatives et des écoles publiques de BHP, ainsi que certains autres membres du personnel, avaient de l’expérience avec les produits sur serveur de Caseware. Alors Caseware Cloud Audit, une solution entièrement nuagique pour la gestion des processus d’audit, a instantanément plu au cabinet. « Ce produit n’était pas totalement inconnu pour nous, explique Mme Poskitt, nous pouvions mettre à profit certaines compétences acquises grâce à notre expérience du logiciel de Caseware, ce qui s’est révélé assez vendeur pour nous ».

Mme Poskitt aimait aussi la façon dont Caseware Cloud Audit présente les fichiers aux auditeurs. « À titre de formatrice sur le logiciel, la disposition des fichiers est tellement logique, s’exclame-t-elle. Il est très convivial, et l’équipe l’aime beaucoup, surtout par rapport à ce que nous utilisions avant. L’interface est bien plus moderne ».

Un autre facteur qui a plu à BHP était l’incorporation par Caseware Cloud Audit de la méthode d’audit Mercia pour des conseils d’audit intégrés en conformité avec les normes d’audit les plus récentes. Le groupe Mercia est un fournisseur de services de formation et de conformité aux professionnels de la comptabilité au Royaume-Uni.

Caseware Cloud Audit est conçu pour conduire les audits plus rapidement et offrir des résultats de qualité supérieure au client. Il comprend ce qui suit :

Du contenu intelligent avec des processus de travail rationalisés et optimisés, montrant aux auditeurs seulement ce dont ils ont besoin pour la mission en question
L’intégration de PBC Requests permettant les requêtes de documents et la communication avec le client pendant la mission dans le cadre d’un processus sécurisé, en temps réel et efficace
La capacité pour les membres d’équipe de collaborer sur la même mission, quel que soit le lieu sans avoir à s’inquiéter des contrôles de version, afin de permettre un environnement de travail flexible
Des procédures analytiques comprenant la mise en graphique automatique de l’analyse des données de la balance, simplifiant la visualisation des risques dans la mission
La gestion centralisée des risques avec une page sommaire contenant des graphiques et des documents visuels, ainsi que les notes d’évaluation des risques pour tous les programmes de travail
La capacité de récupérer les documents, les réponses, les questions, les modifications et les procédures

Résultats

Les membres de l’équipe d’audit de BHP ont aimé utiliser Caseware Cloud Audit. Ils constatent qu’il offre une meilleure expérience utilisateur que leur solution précédente, tous les renseignements dont ils ont besoin étant facilement accessibles sur une page unique. Le flux de travail et le mappage sont plus intuitifs, et l’interface est propre.

« Les risques sont aussi intégrés dans le système, indique Mme Poskitt. Une fois qu’ils sont mis dans le fichier, ils sont liés à toutes les différentes sections. Ils n’ont jamais paru aussi clairs que dans Cloud Audit. Et les sujets dans le fichier, c’est très clair de savoir ce qu’on essaye de prendre. Les liens à l’intérieur du fichier sont une grande amélioration pour nous ».

Cloud Audit a amélioré la flexibilité de BHP, en simplifiant le travail à distance ou de la maison des auditeurs. Il a également permis au cabinet d’embaucher du personnel entièrement dévoué aux audits à distance. « Il n’y a pas de différence entre un audit fait par une personne à distance ou une personne au bureau de Sheffield, estime Mme Poskitt. Nous avons pu faire travailler plusieurs employés sud-africains sur des audits à distance et ils se sont révélés d’excellents compléments pour l’équipe ».

Et la solution a également simplifié la formation de nouveaux auditeurs. BHP a créé un modèle de mission avec des données fabriquées pour aider les nouveaux diplômés embauchés à franchir les étapes du processus d’audit dans Caseware Cloud Audit.

« Le produit que nous avions avant était vraiment un système de classement de documents fantaisiste, indique Mme Poskitt. Alors que Caseware Cloud Audit est beaucoup plus pratique tout au long du processus d’audit. Il permet de lier toutes les listes de contrôle ou les risques à ce qu’on fait dans les documents. C’est une bonne façon d’enseigner de nouvelles compétences pratiques aux employés récemment embauchés ».

De plus, les professionnels de Caseware ont aidé BHP lors de son passage à Cloud Audit, par exemple lors des difficultés rencontrées la synchronisation des fichiers. C’était un exemple, fait remarquer Mme Poskitt, du bon travail de l’équipe de soutien de Caseware pour résoudre les problèmes qui se présentaient.

L’avenir

BHP a déjà vu les avantages seulement 12 mois après l’installation de Caseware Cloud Audit. Mais Mme Poskitt fait remarquer que le cabinet s’attend à d’autres gains d’efficacité à l’avenir, lorsque les fichiers des clients et toutes les données associées pourront être récupérés sans avoir à saisir de nouveau les anciens renseignements.

« Le personnel m’a demandé à quoi ressemble la récupération, dit-elle. Et une fois que je le leur ai montré, ils étaient très contents du temps qu’ils gagneront ».

Découvrez comment Caseware Cloud Audit favorise la collaboration dans votre équipe, permet des audits plus courts et plus rapides axés sur les risques et offre des renseignements à valeur ajoutée à vos clients.