Aronson LLC
Profil de la société
Aronson LLC propose des solutions d’assurance, fiscales et de conseils à des particuliers et à des entreprises dans des secteurs comme la construction et l’immobilier, la technologie, les marchés publics, les services professionnels et les organismes sans but lucratif. Tout au long de ses 60 ans d’existence, le cabinet de Rockville (Maryland) s’est engagé à étendre son offre de service et à approfondir ses secteurs spécialisés pour mieux répondre aux besoins de ses clients, des gens et de la communauté.
Défi
En raison du passage des documents papier aux documents électroniques, Aronson avait de la difficulté à gérer les données de ses missions efficacement. Avec les documents papier, il était facile d’élaborer un plan de classement et d’archivage, que l’équipe des opérations appliquait. Mais les documents électroniques exigeaient un système de classement plus rationalisé pour permettre à l’équipe de gagner du temps.
Le cabinet avait également du mal à se débarrasser des fichiers dont il n’avait plus besoin. Il avait une politique d’archivage en place, mais pas de méthode automatisée pour purger ces vieux fichiers.
En raison de la croissance de la clientèle d’Aronson et de l’augmentation du nombre de fichiers à suivre et à utiliser, Aronson a cherché une meilleure solution.
La philosophie actuelle du cabinet tournée vers l’avenir a permis à ses dirigeants de comprendre que des changements étaient nécessaires.
« Nous connaissions une croissance extraordinaire, et nos systèmes ne pouvaient plus suivre le rythme », raconte Laura Silva, gestionnaire de projets d’applications chez Aronson.
Cette situation a poussé le cabinet à chercher une solution pour lui permettre de reprendre le contrôle de ses données et d’améliorer l’efficacité de ses opérations.
Solution
Utilisateur de Caseware Working Papers depuis plus de 20 ans, le cabinet Aronson profite depuis longtemps des fonctions intelligentes de création de rapports, d’importation et d’exportation facile de fichiers et des nombreuses autres fonctions de la solution qui lui permettent de rationaliser les missions de ses clients. Lorsque Caseware Cloud est apparu, il était évident que cette solution hybride l’aiderait à mettre de l’ordre dans ses données disparates, car il avait la conviction profonde que l’infonuagique était l’avenir.
« Je crois en l’utilisation du nuage et des produits “logiciels en tant que service” (Software as a Service [SaaS]). Ils sont plus fiables et plus sûrs », estime Azunna Anyanwu, directeur informatique d’Aronson.
L’adoption d’une solution hybride a permis à Aronson d’intégrer son déploiement de longue date de Working Papers aux produits Caseware Cloud. Il peut ainsi toujours profiter de son environnement Working Papers tout en intégrant les évolutions et l’accessibilité liées au nuage.
En même temps que son passage au nuage, Aronson a adopté SmartSync, le système de synchronisation des fichiers de Caseware qui permet aux membres de l’équipe de collaborer sur les fichiers clients simultanément. Lorsqu’un utilisateur met à jour un document, ces changements sont instantanément synchronisés pour tous les autres collègues qui travaillent sur le fichier, et vice versa.
Résultats
L’adoption de Caseware Cloud a permis à Aronson de stocker ses fichiers dans un format plus structuré et d’appliquer une convention d’affectation des noms cohérente pour chaque fichier. Maintenant, les employés peuvent trouver rapidement ce qu’ils cherchent, ce qui représente un gain de temps et d’efficacité. Ils profitent également de la tranquillité d’esprit associée avec la connaissance précise de l’endroit où se trouvent ces fichiers et la capacité à les produire lorsque c’est nécessaire.
Auparavant, sur son serveur réseau partagé où tout était entreposé, « c’était un peu le Far West ! », indique M. Anyanwu, à cause de la possibilité pour chaque utilisateur de créer des dossiers à sa convenance. « Certaines personnes en créaient en les nommant avec le numéro du client, contrairement à d’autres. Grâce au nouveau système de stockage en nuage, les fichiers peuvent être stockés d’une certaine façon seulement, ce qui est très pratique ».
La fonctionnalité de collaboration et de synchronisation simultanées pour les fichiers de SmartSync a éliminé les anciens problèmes qu’Aronson avait avec les copies de fichiers non synchronisées. « Le système crée automatiquement la synchronisation sur le lecteur local à l’ouverture d’un fichier et met à jour le fichier parent dans le nuage. C’est génial », estime M. Anyanwu.
Les fonctionnalités du nuage se sont révélées conviviales, comme le montre le faible nombre d’appels à l’aide des membres du personnel qui les utilisent maintenant. Au départ, certaines questions étaient posées sur le fonctionnement général du nuage, mais M. Anyanwu fait remarquer que « ces questions ont progressivement diminué à mesure que les utilisateurs ont compris le fonctionnement. Je pense donc qu’il s’agit d’une des preuves de la nature hybride des produits et de la plateforme Caseware ».
L’avenir
Pour tirer parti de son passage au nuage, Aronson évalue également OnPoint Collaborate, une application Caseware pour faciliter une communication facile et organisée avec les clients. La solution élimine les difficultés administratives liées au rassemblement des renseignements des clients et à leur stockage à un endroit central accessible à tous les membres de l’équipe.
L’adoption du nuage offre à Aronson de nouvelles possibilités de mieux servir ses clients, grâce au gain d’efficacité dû à la plateforme. Ils sont aujourd’hui sur un pied d’égalité avec des concurrents plus importants, explique M. Anyanwu.
« Je considère le nuage comme un grand égalisateur. Les grandes entreprises et nous-mêmes sommes tous sur la même plateforme, et nous avons maintenant les mêmes capacités grâce à cet investissement collectif ».
En savoir plus sur la manière dont les solutions nuagiques et hybrides de Caseware peuvent aider votre cabinet comptable à passer à la gestion de fichiers améliorée et à gagner en efficacité.