AuditCase belangrijk in integratie met Caseware

Daniël Aardoom

January 21, 2022

We zien dat accountantskantoren steeds meer in de cloud gaan werken en puur en alleen cloudsoftware gaan gebruiken. Dit neemt niet weg dat veel van onze klanten nog met de desktop producten van Caseware werkt. Ook al werk je dan niet met cloudsoftware, toch zijn er veel integratiemogelijkheden tussen AuditCase en Caseware om processen te versnellen en te optimaliseren.

Workflow van documenten naar AuditCase

In de workflow editor in Caseware zijn eenvoudig stappen toe te voegen. Zo kan er ook een stap toegevoegd worden om een PDF vanuit Caseware door een druk op de knop toe te voegen aan het DMS van AuditCase. Je kan hierbij denken aan de LOR, concept- of definitieve jaarrekening of de Notulen AVA.

Nu zitten de documenten in het DMS, maar de processen zijn hiermee natuurlijk niet afgerond. Voor alle dossierstukken die via onze API binnen komen in het DMS kunnen we automatisch vervolgtaken genereren per type document. Als voorbeeld kan je dus het volgende automatisch laten gebeuren:

De conceptjaarrekening komt binnen in AuditCase en de relatiebeheerder van de klant krijgt een taak dat deze met de klant besproken dient te worden;
De LOR, Notulen of definitieve jaarrekening komt in AuditCase en er ontstaat een taak, met uiteraard een link naar het betreffende document, dat deze digitaal ondertekend moet worden bijvoorbeeld via ValidSign (link naar blog over ValidSign die nog in concept is)
Wanneer het kantoor bijvoorbeeld de definitieve jaarrekening alleen zelf ondertekend kunnen we de inrichting ook zo maken dat er geen taak ontstaat, maar dat het document meteen bij ValidSign wordt aangeboden te ondertekening

Dit is per kantoor vrij in te richten en dit maakt de mogelijkheden nagenoeg eindeloos.

Opnemen in het samensteldossier na het digitaal ondertekenen

Wanneer een transactie via ValidSign vanuit AuditCase voltooid is, dan wordt het dossierstuk automatisch uitgebreid met onder andere het volledig ondertekende document. Maar dan zit dit document nog steeds in het AuditCase dossier en nog niet in het samensteldossier.

Alle dossierstukken zijn vanuit AuditCase te downloaden. Maar AuditCase is ook in de browser binnen de Caseware desktopsoftware te openen. Wanneer je dit doet krijg je de vraag: wil je dit document downloaden of opslaan in Caseware? Je kan dan dus de getekende documenten meteen weer in het samensteldossier opslaan zodat deze ook weer compleet is en je niet veel handmatige acties hoeft te doen om documenten vanuit cloudsoftware in een desktop applicatie op te slaan.