Digitaal ondertekenen en -identificeren met AuditCase
Tegenwoordig kun je er niet meer omheen: digitalisering. Printen en schrijven lijkt in een mum van tijd overbodig te worden en maakt plaats voor opslaan en typen. Tegenwoordig zijn er allerlei technologieën beschikbaar die ervoor zorgen dat men steeds efficiënter kan werken. AuditCase verzorgt dit voor de accountancysector, op het gebied van CRM en DMS. In dit artikel belichten we twee tijdbesparende integraties: digitaal ondertekenen en digitaal identificeren. In de praktijk zien we namelijk dat op deze gebieden nog veel winst te behalen valt.
Digitaal ondertekenen
Door integraties als ValidSign, PKIsigning en Hix wordt het digitaal ondertekenen van documenten binnen AuditCase eenvoudig en rechtsgeldig. Via AuditCase wordt het te ondertekenen document aangeboden en wanneer het document kan worden afgerond, wordt de ondertekende versie met een evidence summary op de juiste locatie gearchiveerd. Digitaal ondertekenen biedt uiteraard een aantal voordelen voor jou als accountant.
Ten eerste bespaart het aanzienlijk veel tijd voor je klanten en je accountantskantoor. Klanten hoeven niet meer langs te komen om documenten te tekenen, of documenten te printen, deze vervolgens te ondertekenen, weer inscannen en vervolgens weer terug te sturen. Het scheelt niet alleen veel tijd, maar ook krijg je stukken veel sneller retour.
Een ander belangrijk voordeel van digitaal ondertekenen is de verhoogde nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de documenten. Door het ondertekenproces te digitaliseren, worden menselijke fouten tot een minimum beperkt. Bovendien bieden de integraties ValidSign, PKIsigning en Hix een waterdichte methode voor het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaars, waardoor de authenticiteit van de documenten wordt gegarandeerd.
Digitaal ondertekenen draagt daarnaast bij aan een verbeterde klantbeleving door het gemak en de flexibiliteit die het biedt. Klanten kunnen documenten eenvoudig en snel ondertekenen vanaf elk apparaat, waar ze zich ook bevinden. Dit draagt bij aan een positieve ervaring en kan leiden tot een hogere klanttevredenheid op de lange termijn.
Digitale identificatie
Digitale identificatie vindt binnen AuditCase plaats door een koppeling met ReadID. Deze koppeling wordt ook wel biometrische gezichtsherkenning genoemd. Dit is een geavanceerde technologie waarbij personen worden geverifieerd aan de hand van unieke kenmerken van hun gezicht, zoals de vorm van de ogen, neus en mond. Deze technologie komt wellicht bekend voor doordat je met gezichtsherkenning ook je telefoon kunt ontgrendelen.
Vanuit het CRM kan de identificatie eenvoudig worden gestart, waarbij de klant een bericht ontvangt om zichzelf te verifiëren. Met de ReadID-app, kan de klant zijn rijbewijs, paspoort of id-bewijs scannen. Vervolgens wordt de NFC-chip uitgelezen via zijn smartphone en bevestigt de klant zijn identiteit door zijn gezicht te scannen. Bij een positieve match worden de gegevens doorgestuurd naar AuditCase. Deze worden opgeslagen in het klantdossier. Daarnaast wordt een bewijsdocument opgeslagen zodat je kunt aantonen dat de persoon succesvol is geverifieerd. Indien het document of de gezichtsscan vervalst blijkt, ontvangt de aanvrager een melding, waarna andere verificatiemethoden kunnen worden overwogen.
Uiteraard levert digitale identificatie ook voordelen op. Zo bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar het ondertekenen vindt ook plaats op een hoog beveiligingsniveau en helpt je voldoen aan de eisen van de AVG. De kans op het maken van fouten wordt aanzienlijk verminderd, doordat het proces volledig geautomatiseerd is. Minder fouten in de registratie van gegevens leiden tot verbeterde datakwaliteit, wat essentieel is voor vertrouwen binnen jouw organisatie.
